Tomar una decisión como implementar algún marco de trabajo normativo, alguna ley impuesta por el estado, o cualquier otro dictamen que indique hacer algo que no estaba planificado, siempre es dificil, a ninguna empresa le gustaría invertir tiempo que le dedica a su producción en implementar o mejorar procesos para regulaciones obligatorias, estas regulaciones pueden ser por ejemplo, un Estándar Internacional, una Norma Técnica Peruana, una directiva nacional, entre otras. Son muy pocas las personas que ven desde un inicio el panorama de beneficios, generalmente los que se encuentran arriba de la pirámide es decir la alta dirección con visión estratégica. Por lo tanto, es labor de la parte estratégica, trasladar y hacer entender los beneficios hacia los que se encuentran en la parte táctica y operativa del negocio. Veamos.

¿Cómo iniciar?

Como cada empresa es un mundo distinto a pesar que se dediquen al mismo rubro, queda en la habilidad del consultor qué beneficios directos obtiene el negocio en base a estos beneficios generales: Flujo de información mejorada que permitirá a una mejor toma de decisiones, mejor gestión de recursos, operaciones simplificadas, mejora en las relaciones con las partes interesadas, mejora en la reputación de generación de información de calidad. Decir que los datos mientras más puntual y preciso es más efectivo para la toma de decisiones no es nuevo, entonces por cosas que la gente ya conoce debería iniciarse un discurso de transformación para mejora, comenzando desde los gerentes hacia los jefes, y de los jefes a los asistentes y demás colaboradores, ahora, los colaboradores dirán "Ok, pero estamos asumiendo que esto se realizará dentro del horario de oficina", no deje de lado esta premisa que también es muy común en las empresas, queda de la alta dirección si se separa tiempo para el proyecto de cambio o se pagan horas extras a los colaboradores para ejecutar actividades para el cumplimiento de lo exigido. Generalmente la primera opción es más sana, recuerde que sus colaboradores tienen temas personales que deben ser respetados. Recuerde, los beneficios a largo plazo superarán los costos iniciales.

En la práctica

Detecte cuáles son sus puntos débiles dentro de su flujo de información, y detecte los focos que han tenido problemas para la fluidez de información, ya que los beneficios se palparán mejor y temprano en problemas latentes en el día a día y los colaboradores lo sentirán y hasta lo agradecerán, con ello ganaría confianza temprana para las siguientes fases que podían ser un poco más complicadas. Revise también si cuenta con la transparencia necesaria para que sus colaboradores y equipos de trabajo tengan confianza en los beneficios prometidos, a pesar que tenga información puntual y precisa de resultados obtenidos, es muy importante entregar transparencia, ellos mantendrán a su negocio sano.

Un equipo de mucho valor

Es necesario que cuente con un área que trabaje de manera independiente para evaluar la sostenibilidad de este cambio, para evitar que sus mismos colaboradores sean juez y parte. Estas personas deben estar calificadas en comprender los objetivos de la organización, además de tener en claro las metas corporativas a la que enfrenta la compañia. Este pequeño grupo debe estar apoyado del área de tecnologías o de la persona encargada de las soluciones tecnológicas, para que así pueda tener sus propios reportes de información para evaluación de eficiencia y obtención de beneficios, además recuerde que será necesario tener mucha participación de TI para aplicar cambios que se requieran como ajustes u observaciones que presenta este grupo. Ahora, como punto adicional, porque no todas las empresas lo tienen, será ideal integrarlo con el área de riesgos. Este comité debe estar equipado con la información de errores que brinde el área de producción y ventas, ya que generalmente estas son las áreas donde se ubican las venas de la empresa.

Consejo audit

Recuerde que el elemento clave de su empresa son las personas, ellos trabajan en sinergia según los propósitos y exigencias del trabajo, si no hay visión y liderazgo bien definidos en las operaciones, se perderá el valor para lo que se desenvuelve. En audit, analizamos el recurso humano y establecemos planes de acción para corregir y alinear los objetivos personales con los objetivos del marco, estándar o regulación a la cual su empresa está sometida.